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丽江市档案馆数字档案馆2015—2029年建设规划
丽江政务网  www.lijiang.gov.cn 发布时间: 2015-04-17 09:57:42 来源: 丽江市档案馆

丽江市档案馆

数字档案馆2015—2029年建设规划

数字档案馆建设是电子政务发展的必然要求。作为电子政务的一部分,为馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑平台,为各级领导和社会公众提供了档案目录和档案原文的数字信息查询中心,也为政府信息安全发布和利用提供了一个统一平台,有利于提高政府公共服务的透明度,树立现代化政府形象。

为实施档案数字化战略,推进档案信息化建设,适应电子政务和信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用的需求,提升档案馆工作效率和现代化管理水平,积极推进丽江市档案馆数字档案馆建设进程,根据《中华人民共和国政府信息公开条例》、《云南省电子政务管理办法》、《云南省人民政府信息产业办公室关于贯彻落实〈中华人民共和国政府信息公开条例〉若干事项的通知》、《中共云南省委办公厅、云南省人民政府办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见>的通知》、《数字档案馆建设指南》、《云南省数字档案馆建设规程(试行)》的要求,结合丽江市档案馆实际,制定此规划。

一、建设数字档案馆的必要性 

数字档案馆建设是政务信息资源共享的需要。建立数字档案馆,借助电子政务平台,实现与政府电子政务系统无缝链接,对电子政务系统中已有的文件资料信息资源进行整合,统一管理,统一提供利用,可实现我市党政机关各种电子文件资料信息资源共享。数字档案馆不受时空、数量的局限,档案服务的对象、范围和领域得到极大拓展,从而为消灭“信息孤岛”,实现信息共享提供了重要的物质技术基础。数字档案馆建设是保存人类社会记忆,对历史负责的需要。随着电子政务建设的强力推进,丽江市市级机关、企事业单位正加快实现政务和办公的网络化、自动化,为此将产生大量的电子文件,如不能及时收集、归档这些电子文件,容易产生数据遗失、毁损,影响利用,造成事实上的“失忆政府”。保存历史、维护历史的真实面貌是政府的责任,政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类社会的记忆。建设数字档案馆系统,规范电子文件归档、管理和利用,正是最为有效的技术措施。

二、数字档案馆建设的指导思想

坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面贯彻落实科学发展观,用习近平总书记关于全面建成小康社会、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党引领档案工作。结合《中共云南省委办公厅、云南省人民政府办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见>的通知》要求,紧紧围绕数字档案馆建设这一核心,以馆藏档案数字化为重点,加强电子文件管理为基础,以电子政务系统为平台,逐步实现馆藏档案资源数字化、信息管理标准化、利用服务网络化,分层次多渠道提供档案信息资源和社会共享服务,促使档案工作积极适应新常态、新形势,贯彻落实新任务、新要求。

三、数字档案馆建设的原则

数字档案馆建设遵照“统筹规划、循序渐进;项目带动、重点突破;需求导向、保证安全;合理适用、稳步实施”的原则,积极推进,务求实效。

(一)统筹规划、循序渐进的原则。根据电子政务建设整体框架和基本要求,将数字档案馆建设与电子政务和信息化建设相衔接,综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素,确定总体布局和实施步骤。

(二)项目带动、重点突破的原则。实施项目带动战略,支撑和带动数字档案馆整体建设和发展。将数字档案馆建设分成若干子项目,以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展,有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。

(三)需求导向、保证安全的原则。数字档案馆建设以需求为导向,着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求,推动档案信息资源的共享。按照信息安全等级保护的要求,采取相应的安全保障措施,配备必要的软硬件设施,建立健全安全管理制度,完善灾难恢复服务机制,确保数字档案馆建设和运行的安全。

(四)合理适用、稳步实施的原则。开展前期调研,进行可行性研究,并借鉴省档案局开展数字化档案馆建设经验,结合业务工作实际,提出创新性高、应用性强的功能需求,以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。在项目实施过程中,及时研究和发现问题,纠正偏差。关键项目按照信息系统建设规范要求引入监理机制,对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。

四、数字档案馆建设的主要目标和任务

(一)数字档案馆建设的主要目标

紧紧依靠国家和丽江市信息化基础设施,充分利用政务网、互联网等各类网络资源平台,以信息技术为手段,建设数字档案馆网络平台,应用符合功能要求的管理系统,推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化,逐步实现与各立档单位电子档案归档和查阅的网络应用,逐步实现数字档案信息资源的网络化管理,以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务,实现档案管理现代化、存储数字化和利用网络化。

(二)数字档案馆建设的任务

建设全面覆盖馆藏、内容丰富的丽江市档案信息资源数据库;依托丽江市电子政务协同办公系统网络平台,建设和完善面向党政机关、社会公众的电子档案管理利用系统;建设和完善数字档案安全保障系统;建设档案数字化专业技术队伍。

五、数字档案馆建设的主要内容

数字档案馆建设包括基础设施建设、数字信息资源建设、应用系统建设和安全保障体系建设四个部分。数字档案馆应具备接收、加工和有序管理数字档案的能力,确保馆藏数字档案信息可靠可信、长期可用和安全存储的能力,以及提供多种形式档案信息服务的能力。

六、数字档案馆建设的实施步骤

丽江市档案馆计划从2015年至2029年用15的时间,分四个阶段完成数字档案馆建设工作。

(一)第一阶段

实施内容:2015年12月底前完成《丽江市档案馆数字档案馆2015—2029年建设规划》的起草、征求意见、报批手续;完成档案异地备份地点的选定、签署协议、对现有数据进行异地备份,以后根据数据量每年进行异地备份。

(二)第二阶段

1、实施时间:2016年至2019年

2、实施重点:完成项目前期工作,启动项目建设。组织开展项目调研、可行性研究和方案设计,完成项目申报、立项和资金落实,进行项目软件、硬件系统的招投标。完善建设数字档案馆所必须的局域网基础设施建设、应用系统建设,搭建数字化加工网络平台;搭建与政务网相连的网络平台,完成丽江市协同办公系统与各单位档案管理信息系统的无缝衔接;购置必要的网络安全防范软硬件,确保档案数据安全管理;加强数字信息资源建设,完成馆藏档案文件级目录数字化;对部分馆藏利用率高的档案进行全文数字化;数字档案馆管理系统、电子文件归档系统、档案网站、安全保障系统投入运行,完成70万条馆藏档案目录和200万页馆藏档案全文数字化。

3.实施内容:

(1)配备数字化加工和存储设备设施。购置档案管理系统、服务器、磁盘陈列、磁带库、档案视频采集加工系统、计算机终端、扫描仪、防火墙、UPS电源等软硬件设施设备。

(2)结合档案馆搬迁,建成可同时容纳4人查阅的政府公开信息电子查阅室及电子档案查阅室,通过局域网提供查阅平台。

(3)升级档案局信息网站,依托公众网向社会公众提供开放档案和政府公开信息服务。

(4)按照全省统一档案管理软件的要求,在全市应用和推广具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的清华紫光数字档案管理系统,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。2019年以前统一县级综合档案馆档案管理软件。

(5)积极推进全市档案干部队伍档案信息化水平建设,加大培训力度,改变传统档案“收集、管理、利用”全手工操作现状,逐步开展各立档单位电子文件和电子档案的线下移交和接收工作。

(6)购置档案视频采集加工系统,建立多媒体数据库,开展馆藏录音、录像、实物档案的多媒体转换。(7)继续开展馆藏档案目录数据库建设。争取到2019年底,完成70万条文件级目录数字化,开展馆藏档案的文件级目录数据库建设。

(8)继续开展馆藏档案全文数据库建设。全文数字化加工坚持“优先数字化利用价值较高、社会需求面广、利用率高、可开放、有特色的档案”的原则,确保政府信息公开文件、涉及企业改制、重要民生、珍贵及利用率高的档案得到优先数字化加工,并有效提供利用。争取到2019年底完成200万页馆藏档案的全文数字化。

(三)第三阶段

1、实施时间:2020年-2024年

2、实施重点:继续完善与丽江市政务网相连的网络平台应用系统建设,建立公文档案资源数据库,提供档案在线移交接收、公开档案的查询利用服务;根据数字化加工存储进展情况,增加必要的存储、备份设备,确保档案信息资源的安全存储;继续加强对馆藏档案的全文数字化加工力度。完成120万条馆藏档案目录和800万页馆藏档案全文数字化。

3、实施内容:

(1)按《电子信息系统机房设计规范》进行机房建设,达到防尘、防火、防水、阻燃、信号屏蔽、隔热、保温、降噪的标准。铺设抗静电地板、安装空调,布置防雷接地系统,建设局域网、电子政务网、互联网线路布置、配置网络设备。

(2)购置与政务网相连的服务器,交换机,搭建与政务网相连的网络平台,利用政务网现有资源建立公文档案资源数据库。

(3)加强与市网管中心、清华紫光档案管理软件开发商的合作,在丽江市电子公文系统上增加电子文件转移模块,为电子公文系统提供统一的档案数据接口,实现各单位在电子公文系统上形成可公开、不涉密的电子文件和电子档案的在线移交接收,并设置权限通过政务网络平台提供查阅利用服务。(4)根据数字化加工数据量的增长情况,购置磁盘阵列、数据磁带机、光盘刻录机等必须的设备及存储介质,确保档案信息资源的安全存储和备份。

(5)进一步完善数字档案馆安全管理体系,配备安全软硬件设备设施,形成确保数字化档案信息资源长期安全有效的保障体系。

(6)继续开展馆藏档案目录及全文数据库建设,争取到2024年底,完成120万条馆藏档案目录和800万页馆藏档案全文数字化并有效提供利用。

(四)第三阶段:

1、实施时间:2025年至2029年

2、实施重点:继续完善数字信息资源建设、应用系统建设,着重加强数字档案馆安全保障体系建设,加强档案数字化加工、电子文件接收、电子档案利用等过程中的安全保密管理工作,继续对馆藏档案进行全文数字化加工。争取到2029年底,基本完成全部档案250万条目录,2000多万页馆藏档案的数字化,并有效提供利用,基本实现数字档案馆建设目标。

3、实施内容:

(1)继续完善馆内基础设施建设、数字信息资源建设、应用系统建设,建立完善的网络服务平台。

(2)着重加强数字档案馆安全保障体系建设,购置必要的软硬件安全设施,加强数字化加工、电子文件接收、电子档案利用等过程中的安全保密管理工作。建立完善的设备运维、网络管控、软件操作、数据采集、数据管理、信息发布、安全保密等安全管理制度,确保数字档案馆的正常运转。

(3)建立少数民族档案数据库,完成少数民族历史档案的全文数字化。

(4)继续开展馆藏档案全文数据库建设,继续对馆藏档案进行全文数字化加工,争取到2029年底,实现馆藏全部档案的数字化,并有效提供利用,基本实现数字档案馆建设目标。

七、数字档案馆建设的保障措施

(一)组织保障。成立以市档案局局长为组长,相关职能科室负责人为成员的数字档案馆建设工作领导小组,负责数字档案馆建设方案的制定、具体工作实施、项目质量的检查、对内对外协调和建设项目的验收。

(二)制度保障。按照国家、省档案局关于数字档案馆建设的相关要求、业务规范和标准,结合档案馆的实际,制定档案数字化管理的各项业务标准、电子文件归档和电子档案管理规范、档案信息网上查询办法等制度,确保数字档案信息采集、存储、传输、查询等全过程有章可循。

(三)资金保障。数字档案馆建设是一项投入较大的工作任务,资金保障是关键。数字档案馆建设的基础设备特别是硬件设施及软件配置要求严格,经费投入较大。积极主动向市委、市人民政府汇报数字档案馆建设工作,争取市委、市政府重视与支持。努力做好协调工作,力争将数字档案馆建设列入财政预算,以保证数字档案馆建设所需经费的投入。

(四)技术保障。按照数字档案馆建设的技术要求,加强与相关技术部门、软件开发商的沟通衔接,借助相关技术部门和软件开发商的技术优势,切实处理、解决好数字档案馆建设过程中遇到的技术问题,力争将数字档案馆建成节俭、适用、高效、安全的数字档案馆。

(五)人才保障。为确保数字档案馆的建设和正常运行,加大人员培训及人才引进力度。一是加大对本馆干部职工进行专业技术培训,使全部职工能够熟练使用查询应用系统,满足数字档案馆对人员素质的要求。二是在条件允许的前提下有针对性地引进专业技术人才,以负责档案数字化处理系统和档案信息化管理系统的维护管理,完成数字档案馆建设工作。三是加大各立档单位相关人员的培训工作,有计划、有组织、分层次开展档案应用系统知识与技能培训,提高档案专兼职队伍的专业技能水平。逐步形成以数字化档案馆人才自主管理为主体,社会外包服务保障为依托的运行与维护体系,以保障数字档案馆建设规划目标的实现和数字档案馆建成后的有效管理和运用。

八、数字档案馆建设的效益分析

(一)经济效益分析。数字档案馆建设的直接经济效益表现在用于档案利用查阅及政府信息公开的社会总成本的降低。一是政府用于档案利用查阅及政府信息公开的成本降低,网络化的档案利用查阅及政府信息公开服务渠道的建立,可以大量减少政府用于档案利用查阅及政府信息公开的人力、物力和财力的投入。二是社会公众获取档案利用查阅及政府信息公开的费用降低,社会公众一方面可以通过网络便捷地获取档案利用查阅及政府公开信息,另一方面能够在公开信息相对集中的查阅场所档案馆,一次获取多个政府部门的公开信息,大大节约了人力、时间和交通成本。数字档案馆建设的间接经济效益体现在,通过挖掘和使用市档案馆馆藏档案所包含的公开信息,不仅能提高这些档案的自身价值,还能直接或者间接促进我市经济社会的发展。

(二)社会效益分析。数字档案馆建设作为我市电子政务建设服务政府信息公开、惠及全民的电子政务服务工程,是我市政府信息公开统一平台的组成部分。数字档案馆建成后,将为社会公众提供一个准确、高效、快捷获取政府公开信息的有效渠道,改善我市政府信息公开服务,提高我市政府信息公开服务的水平和质量。对推进政府信息公开,建设服务型政府,密切党群政群关系,切实保障公民知情权、参与权、表达权、监督权,将起到积极作用。

九、数字档案馆建设投资概算

丽江市数字档案馆建设总投资概算1607万元。

(一)软硬件投资概算。数字档案馆建设需在现有基础上,新建一50平米的机房。更新改造单位局域网网络平台、建立与政务网相连的查阅利用平台、购置相应的软件和服务器、交换机、磁盘陈列等设备,共需投入经费约544.5万元。

(二)馆藏档案数字化加工投资概算。档案馆数字化建设工作借鉴省外和省档案局的先进经验,采取逐年投入分步实施的方式,用15年的时间基本实现馆藏档案目录和全文数字化。数字化加工过程中坚持“利用率高的档案优先数字化;需要抢救性保护的档案优先数字化;对被鉴定为珍贵档案的档案优先数字化;在数字化过程中,要尽量保证档案信息的完整、齐全,原则上要以全宗为单位完整进行数字化;非开放档案暂不进行数字化。”的原则,确保政府信息公开文件、涉及企业改制、重要民生、珍贵及利用率高的档案得到优先数字化加工,并有效提供利用。用15年时间(2015年-2029年)对馆藏10.34万卷2000多万页档案进行数字化加工,共需投入经费约1062.5万元每年根据当年需要进行数字化加工档案的数量,将馆藏档案数字化加工专项经费列入当年部门预算。由于数字化加工建设周期长,存在物价上涨等因素,每年数字化加工的单价以上年中标价格计算。

第一阶段:2016年-2019年,共计662万元

机房改造及相关设备费:65万元

硬件设备购置费:289.5万元

软件购置费:70万元

信息资源建设费:117.5万元(70万条目录、200万页全文)

系统集成费:30万元

其他工程费:70万元

项目预备费:20万元

第二阶段:2020年-2024年,共计430万元

信息资源建设费:430万元(120万条目录、800万页全文)

第三阶段:2025年-2029年,共计515万元

信息资源建设费:515万元(60万条目录,1000万页全文)

丽江市档案局

2015年4月14日

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